Comment faire, dans une vie bien réglée, pour libérer, par exemple, une demi journée par semaine pour un projet personnel ? En choisissant de réduire (ou d’augmenter) l’importance donnée à certaines tâches. Voici comment faire.
Dans un premier temps nous avons aidé Pierre, décorateur, à gérer son emploi du temps, en mettant de l’ordre dans sa semaine, passablement chargée, puis en l’aidant à se libérer en toute urgence une journée dans cette même semaine.
Pierre a besoin à présent de découvrir de nouvelles techniques et matériaux pour élargir son offre commerciale. Pour y parvenir, il souhaite suivre des formations, et se donner la possibilité de rencontrer d’autres décorateurs pour découvrir leur travail. Il cherche donc à libérer, pendant six mois, une demi journée par semaine, soit environ 10% de son temps. Avec l’aide de Gérard Rodach, consultant, auteur de « Gérer son temps et ses priorités » (éditions d’Organisation) (voir aussi son blog,), voyons comment Pierre atteint cet objectif.
PREMIERE ETAPE : une vision panoramique de son emploi du temps
Avant de commencer à se dégager du temps, il est important pour Pierre d’avoir une vision globale de son planning. Reprenons sa liste de tâches. Il doit cette semaine (et dans le désordre)…
– Payer le 1er tiers provisionnel – Renouveler son passeport (vacances) – Faire le point avec mon comptable – Aller chez le kiné vendredi – Se rendre à l’anniversaire de son meilleur ami – Gérer un client mécontent. Son salon n’a pas été peint dans la couleur convenue. – Jeudi, date limite pour remettre un devis – Passer sur le chantier pour suivre une commande – Rencontrer un client (1er rendez-vous de présentation) – Se rendre à un salon pro qui se tient cette semaine avec les dernières tendances
– Envoyer ses voeux
– Il regroupe ces tâches en deux grands ensembles. > · Ce qui est prévisible en amont (les vœux, le 1er tiers provisionnel, faire le point avec le comptable, passer sur le chantier, kiné, anniversaire, renouveler le passeport, envoyer ses vœux, passer au salon) qui représente environ 60% de son temps.
> Ce qui ne l’est pas (gérer un client mécontent, renvoyer un devis avant jeudi, rencontrer un client pour la première fois …) pour 40% de son temps
Reste pour Pierre à décider sur quel type de tâche « rogner » pour se dégager le temps nécessaire à sa formation.
DEUXIEME ETAPE : déléguer ou non ?
Pierre commence par « sanctuariser » les 40% du temps dévolues à « l’imprévisible », un temps souple dans lequel il placera les urgences, ainsi que les événements non récurrents.
C’est dans les 60% restants, qu’il cherchera à dégager les 10% de temps personnel nécessaires à sa formation. En choisissant soit, de déléguer une partie de son activité, de simplifier d’autres tâches, voire d’en annuler certaines.
« Pierre devra discerner les tâches qui lui incombent et celles que d’autres pourront réaliser pendant cette période », explique Gérard Rodach, « Voici une série de questions qui l’aideront à classer ces différentes tâches » :
> 1. Faut-il que Pierre lui-même traite cette demande ? · elle est de sa seule responsabilité : il la résout · elle n’est pas de son ressort : il la fait suivre à la personne concernée ;
· elle est indirectement à traiter par Pierre : il fait la part qui le concerne.
> 2. Est-il le seul à pouvoir la résoudre en tout ou partie ?
> 3. A-t-il envie de résoudre cette demande ? · Si Pierre doit s’en charger, et qu’il en a envie, tout va bien. · S’il doit gérer le problème mais qu’il n’en n’a pas envie, la situation est plus délicate.
Est-il « honnête » et tentant de la transmettre à autrui ?
Au travers de ces questions, Pierre procède à un premier écrémage de ces tâches :
> Le suivi du chantier est son cœur de métier : Pierre maintiendra cette activité de la même façon pendant sa période de recherche. Même chose pour le kiné.
> Pour les rendez-vous clientèle, Pierre décide de « lever le pied ». Il veillera, pendant quelques mois, à prospecter de façon plus ciblée, en privilégiant les projets plus importants. Il peut aussi imposer dans une certaine mesure les dates de rendez-vous pour éviter les pertes de temps en déplacement
> Les activités de comptabilités sont obligatoires, et chronophages. Par contre, elles sont prévisibles. Il peut s’organiser pour limiter le temps de rendez-vous, faire passer les documents par coursier et traiter les points délicats par téléphone.
> Enfin les vœux, ne sont ni délégables, ni agréables pour Pierre. Il décide donc de limiter sa tâche : il signe les cartes de vœux, mais s’arrange pour déléguer la mise sous pli et l’envoi.
TROISIEME ETAPE : faire respecter son emploi du temps
Parvenir à définir son emploi du temps constitue une bonne première étape…inutile si on ne parvient pas à le faire respecter par les autres. Parvenir à maintenir l’équilibre défini devient à présent un enjeu managérial.
> « Il est important de partager avec le plus de personnes possibles son besoin de se dégager du temps », commente Gérard Rodach. « Et sans chercher à se justifier. Bien au contraire. Il faut être clair et expliquer ses choix de manière équilibré »
> Une affirmation claire des nouvelles règles, qui n’empêche pas de montrer sa reconnaissance aux personnes qui respectent la nouvelle organisation de Pierre.
Pour finir, tenir son nouveau rythme demande un effort continu…urgences, importuns en tout genre, le nouvel emploi du temps sera soumis à rude épreuve. Comme pour un régime alimentaire, il est essentiel de ne pas relâcher son effort, et de reconnaître ses propres succès.
