On ne présente plus S’organiser pour réussir . C’est la bible de la productivité. David Allen a vendu plus de 1,5 million d’exemplaires de son système de productivité simple mais efficace. Le livre a été révisé et mis à jour en 2015 pour refléter les changements technologiques dans le monde depuis sa publication initiale en 2001, plus d’une décennie auparavant.

Toutefois, le principe GTD (nom obtenu à partir du titre original du livre) est intemporel. Vous pouvez l’appliquer sur papier, en ligne ou encore sur votre smartphone, à la seconde même où vous posez le livre.

Il ne serait pas judicieux de décrire le système en détail sur ce support. C’est pourquoi nous nous contenterons d’aborder les trois principaux enseignements du manuel :

1. Utilisez une « boîte à mémos » pour rester concentré.
2. Définissez les « prochaines actions » à effectuer pour chaque projet, pour ne pas avoir à y penser le moment venu.
3. Faites un bilan hebdomadaire de vos avancées !

Êtes-vous prêt à être productif en toute simplicité ? C’est parti !

Leçon 1 : utilisez une « boîte à mémos » pour rester concentré.

Ce point est particulièrement important. C’est pourquoi il apparaît en premier sur cette liste.

Vous connaissez sans doute ce sentiment horrible qui ne vous quitte plus une fois que vous vous êtes rappelé que vous deviez faire des courses. Admettons que vous avez oublié d’acheter du lait.

Vous ne pouvez plus oublier cette idée. Elle vous taraude alors que vous essayez désespérément de travailler :

« Je dois acheter du lait… Je dois acheter du lait… Je dois acheter du lait… Ah, ça suffit ! J’ai du travail à faire. »

Si vous utilisez une boîte à mémos, cette sensation lancinante disparaîtra.

Votre boîte à mémos peut prendre de nombreuses formes : un simple bout de papier, un carnet, une note dans le logiciel Evernote ou sur votre téléphone, ou encore une véritable boîte dans votre bureau.

Cette boîte à mémos recueille toutes les idées susceptibles de vous interrompre, qu’elles se présentent sous la forme de pensées parasites ou de tâches qui vous sont confiées par des collègues.

Tout ce qui vous passe par la tête ou qui atterrit sur votre bureau pendant que vous travaillez (durant une période de travail Pomodoro, par exemple), va dans la boîte à mémos.

Cela vous permet de mettre de côté les interruptions au fur et à mesure qu’elles se produisent, de sorte que votre esprit reste concentré sur une tâche productive.

Bien évidemment, ce système ne fonctionne que si vous videz votre ou vos boîtes à mémos régulièrement. David Allen suggère de le faire une fois par semaine.

Vous vous sentirez soulagé après avoir mis quelque chose dans la boîte à mémos uniquement si vous savez que ce qui y atterrit sera pris en charge rapidement.

Leçon 2 : définissez les « prochaines actions » à effectuer pour chaque projet, pour ne pas avoir à y penser le moment venu.

Les listes de tâches présentent un inconvénient majeur : elles vous laissent penser que vous pouvez savoir à l’avance quelle quantité de tâches vous pourrez accomplir.

Eh bien, vous ne le pouvez pas.

Vous pouvez bien sûr rédiger une liste comportant 17 éléments, mais rien de tout cela ne prend en compte les interruptions, les crises, les retards, les autres personnes impliquées ou, ce qui arrive aussi, un simple manque d’énergie qui fait que vous n’êtes tout simplement pas capable d’effectuer autant de tâches.

David Allen suggère plutôt de s’organiser ainsi : créez une liste des « prochaines actions » à effectuer, dans laquelle vous indiquerez toutes les tâches spécifiques (prenant moins de 30 minutes) de vos projets en cours.

De cette façon, vous savez toujours sur quoi travailler ensuite, lorsque vous avez le temps et l’énergie de travailler. Cela signifie que vous n’avez qu’à prendre la liste, choisir une tâche et vous mettre au travail.

Vous pouvez même avoir plusieurs listes de « prochaines actions » à faire et les trier par projet ou par lieu où vous pouvez effectuer les tâches qui y figurent.

Par exemple, vous pourriez faire ces listes : ordinateur portable avec wifi, ordinateur portable sans wifi, téléphone, ordinateur portable.

Maintenant, si vous êtes à l’aéroport et si votre vol a été retardé, mais qu’il n’y a pas de wifi et que votre téléphone n’a plus de batterie, vous pourrez toujours sortir la liste écrite sur votre bloc-notes et faire quelque chose sur papier.

NB : La liste des « prochaines actions » joue un rôle clef dans le système de productivité pour essentialistes décrit ici.

Leçon 3 : faites un bilan hebdomadaire de vos avancées !

Les deux leçons précédentes ne sont que deux des nombreuses mesures listées par le système GTD.

Le problème des listes est qu’elles n’ont de valeur que si elles sont à jour.

Par conséquent, un bilan hebdomadaire est essentiel au bon fonctionnement de l’ensemble du système GTD.

Vous pouvez, par exemple, choisir de vider vos boîtes à mémos le vendredi après-midi, et mettre toutes vos listes à jour par la suite. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble sur votre travail et vous pourrez vous assurer que toutes les taches ont été effectuées.

C’est ce qui permet de faire fonctionner l’ensemble du système sans stress et, si vous négligez cet aspect du GTD, vous en paierez le prix en termes de charge mentale.

Imaginons que vous rédigez un blog, par exemple. Si vous prévoyez de vider votre boîte à mémos le vendredi, mais si le vendredi est aussi le jour de publication sur votre blog, vous n’aurez sans doute pas le temps de faire de bilan hebdomadaire.

Si vous agissez ainsi, vous finirez par effectuer les tâches les plus récentes pendant le week-end, mais remettrez à plus tard les plus anciennes et les moins urgentes (par exemple, le nettoyage de votre Dropbox). Vous risquerez alors d’hésiter à faire de nouvelles choses car vous ne saurez pas quand vous les ferez vraiment.

Il est dont évident que vous devez soigner vos bilans hebdomadaires afin de profiter pleinement des avantages du système GTD.